あちこちで「働き方改革」が進み、業務の効率化や、多様な働き方が求められるなか、新型コロナウイルスの流行で急速に広まり始めた「テレワーク」。
テレワークを進めるうえで、解決すべき課題の一つに「ハンコ」があります。
テレワークにより、自宅で仕事をし、会議や連絡をオンラインで行うようにしたのに、ハンコを押すために出社しなければならない。SmartHRの「ハンコを押すために出勤した」という交通広告は、SNS上で反響を呼びました。
省庁でも、押印の省力が推進されています。83の例外を除き、現在押印が必要な約15,000件の政府の行政手続きで押印を不要にする方針も発表され、ますますハンコの在り方は注目を集めています。
今回は、そんなハンコの電子化についてまとめていきます。
ハンコ電子化とは
ハンコの電子化とは、呼び方そのまま、ハンコを手に持って、物理的に押すのではなく、パソコン上で押せるようにするシステムです。
無料、有料それぞれ多くのサービスが存在しています。
電子化すれば、ハンコのためだけに会社に出勤するという必要がなくなるので、テレワークにかかるストレスも削減。働き方改革を進めるうえでの環境整備にも役立ちます。中には、量産型ではなく、独自性の高い印影を作成できたり、押印した時間や、そのハンコの所有者情報を記録できたりする偽造対策が進んだサービスもあり、利用できる範囲はますます広がりつつあります。
ハンコ電子化のメリット
ハンコを電子化することで、第一に、業務の効率化とコストカットが期待できます。
電子化により、PDF上での押印が可能になるため、書類の作成から確認、内容を確認したという証の押印まで、パソコン上で完結します。
書類を一度印刷して、押印して、場合によっては押印後の書類をもう一度スキャンして……といった手間と、印刷にかかっていたお金がかかりません。
ハンコの在り処に左右されないので、前述したように、テレワークを進めるうえでも、強い味方と言えるでしょう。
勇み足は禁物。電子化に注意は必要
ここまで聞くと、いいことづくめのようなハンコ電子化。
しかし、注意しなければいけない点もあります。悪用の可能性と、「相手に印象が良くないかもしれない」というリスクです。
通常のハンコにも悪用のリスクはありますが、データ化することで、第三者が同じ印影を作成し、使用することへのハードルがより下がります。偽造防止のために複雑な印影を作成する場合にはコストがかかり、金銭的な面では、結局電子化しない場合よりかえって高くついてしまう可能性もないとは言えません。
また、ハンコの電子化はまだまだ一般的とは言えないため、取引先との契約書類に用いる場合、良い印象を抱かない人もいるかもしれません。社内文書に用いる場合は問題ありませんが、社外での取引に用いる場合は、相手に事前の合意を得ておいた方が良いでしょう。
電子化されたハンコでも、法律上問題なし
「契約にはハンコが必要」そういうふうに、法律で定められているというイメージはないでしょうか。
誤解されがちですが、多くの場合、契約が法律上有効かどうかに、印鑑の有無は影響しません。そのことは、2020年6月19日、内閣府、法務省、経済産業省の連名で発表された「押印についてのQ&A」にも書かれています。
会社同士で取引を行う際や、個人で携帯電話を購入する際など、「契約を結ぶ」多くの場面で押印がなされています。契約の際の安心材料として押しているのであって、実は多くの場面において、法律上、押印の必要はありません。あくまでも、ハンコは書類の「信頼度」を高めるアイテムだと言えます。
法律上なくてもよいのであれば、わざわざ電子化しなくとも、押印自体を廃止すればよいのでは？
そんな声も聞こえてきそうですが、少なくとも現代の日本においては、ハンコは押してある方がベターです。
これには、そもそもなぜハンコが多くの場面で押されているのか、ということがかかわってきます。
実印や会社印などは、基本的に当事者以外は持ちえないものです。
だからこそ、ハンコが押されていることは、その持ち主が内容に同意したという事実を証明する補強材料となるわけです。
押印の持つ力は利用したい、だけど、ハンコを押すためだけの移動はしたくない。
ハンコの電子化は、そんな2つの願いをかなえてくれます。
まとめ
いかがでしたか？ハンコの電子化について、まとめです。
・ほとんどの場合、契約の成立に法律上、押印は必要ない
・電子化により、時間的、金銭的コストがカットできる場合がある
・悪用される可能性や、相手からの印象なども考えて利用することが必要
うまく活用すれば、テレワークも推進でき、コストもカット。より快適な業務環境の整備に役立つでしょう。
とはいえ、荷物の受け取り印など、物理的なハンコがあった方が便利な場面もたくさんあります。公的な書類などには印鑑が必要な場合もあり、物理的なハンコがすぐになくなることはありません。
物理的なハンコと、電子化されたハンコ。場面に合わせて、より快適に使いわけられるといいですね。
