仕事をもれなく、スムーズにこなすためにはタスク管理が重要です。
「次から次へと新しいタスクが増えて、優先順位の整理が大変」「〇月〇日の予定が多すぎて、持っているメモに書ききれない」「チームで分担して仕事を進めていたら、やっていることがほかのメンバーとかぶっていたorだれもやっておらず、抜けている仕事があった」
そんな経験がある方も多いのではないでしょうか。
タスクをうまく管理できないと、頭を整理できず、ひとつひとつの仕事がうまく進まなかったり、漏れがあって期限遅れにつながる可能性がでてきます。そんなリスクを減らし、上手にタスクを管理する便利なツールは色々ありますが、今回は、「Chatwork」を活用したタスク管理術をご紹介します。

タスク設定で「3W」を明確に

チャットワークのタスク管理機能では、タスク内容と、その担当者、期限を指定して投稿できます。
「仕事内容の詳細＝WHAT」、「だれが担当するのか=WHO」、「いつやるべきか=WHEN」という情報が明白に。それぞれの担当する仕事の「見える化」ができ、チームでの仕事がより円滑に進められます。
「WHAT」については、たとえば「新商品のプレゼン」や「ご来客」のように、簡単なメモ書きはもちろん、業務に必要な参考ページのURLなど、詳細の説明をつけることもできます。紙のメモの場合、書けるスペースが限られているので、内容を詳しく書き込むのは難しいこともありますが、チャットワークでのタスク管理なら、その心配はありません。スペースに束縛されない使い方ができるのは、デジタル媒体ならではの強みですね。

自分がやるべき仕事を日時順に管理

タスク管理画面を開くと、自分の抱えているタスクが「完了」「未完了」に分けられ、期限の早いものから順に表示されます。期限順の表示なので、あとから期限の近いタスクが増えた場合も安心です。
また、期限が「本日」「1週間以内」のものに絞って表示することもでき、完了したタスクはタスク画面から「完了」を押すだけ。まだ途中のタスクを誤って完了にしてしまった場合でも、「完了」したタスクのページから「未完了」を選ぶことで、未完了のタスクとして復活させることができます。

プロジェクトチームでのタスク分担や進捗管理もスムーズ

グループチャットは、プロジェクトチームのタスク管理にピッタリです。画面右側にタスク管理の欄があり、自分が担当することになっているタスクが、期限の近いものから順番に表示されます。「自分のタスクのみ表示」のチェックマークを外せば、メンバー全員のタスクも閲覧可能です。
担当者を指定して登録できるので、役割分担の明確化が進み、タスク管理画面と同じように、期限の近いものからタスクが表示されるため、進捗状況を共有するのにも便利です。

まとめ

今回は、チャットワークを活用したタスク管理のメリットを主にご紹介していきました
ビジネスにおいて、タスクの管理はとても重要です。
個人の場合も、グループの場合にも、「いつ」、「誰が」、「何を」の「3W」を明確にできるので、タスク管理がよりわかりやすく、上司やチームリーダーなど管理者側も、メンバーの仕事状況や進捗をいつでもどこでも把握できるという使いやすさもあります。
他にもタスク管理が便利に行えるツールはたくさんあります。リモートワークなどビジネス環境が大きく変わり始めている今、自分に合ったタスク管理ツールを見つけてみてはいかがでしょうか？